Privacyverklaring

Concept, nog niet juridisch getoetst. Deze tekst beschrijft hoe de website en de afspraak- en opstuurfuncties werken. Een jurist en Xicom kijken hem na voordat hij definitief is.

Wie zijn wij

Xicom, Oranjestraat 17, 5401 CB Uden (KvK-nummer volgt). Wij zijn verantwoordelijk voor de gegevens die je ons geeft. Vragen of een verzoek: mail info@xicom.nl, bel 0413 249 365 of stuur een WhatsApp naar 06 3080 0032.

Welke gegevens en waarom

Afspraak maken: naam, telefoonnummer, e-mailadres, je toestel en wat er kapot is, en eventueel een opmerking. Om de afspraak vast te leggen, je een bevestiging en herinnering te sturen en je te kunnen bellen als er iets verandert. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
Toestel opsturen: daarnaast je adres (voor het verzend- en retourlabel), de waarde van je toestel (verzekering), de omschrijving van het defect en je akkoord op de voorwaarden met het tijdstip. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst. Je toegangscode vragen we nooit online.
Betalen: dat gaat via Mollie. Wij zien alleen het bedrag, de status en een referentie, niet je bankgegevens. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en de wettelijke bewaarplicht.
Misbruik voorkomen: om spam en te veel pogingen tegen te houden tellen we kort het aantal verzoeken, met een onleesbaar gemaakte (gehashte) versie van je IP-adres of e-mailadres. Grondslag: gerechtvaardigd belang (een veilige site).

We vragen geen geboortedatum en geen kopie van je identiteitsbewijs, en gebruiken je gegevens niet voor reclame.

Cookies en tracking

Deze site gebruikt geen trackingcookies, geen advertentiecookies en geen statistieken van derden. Er zijn alleen twee functionele cookies: een tijdelijke cookie als je na het betalen terugkomt van Mollie (zodat je je eigen aanvraag weer ziet, een dag geldig) en de inlogcookies van het beheer voor Xicom zelf. Daarvoor is geen toestemming nodig.

Wie helpt ons (verwerkers)

SolidMotion: bouw en beheer van de website.
Supabase: database, opgeslagen in Frankfurt (EU).
Vercel: hosting van de website (servers in Frankfurt; Vercel is een Amerikaans bedrijf, met EU-modelcontractbepalingen).
Resend: versturen van de bevestigings- en statusmails (Amerikaans bedrijf, met EU-modelcontractbepalingen).
Sendcloud en de vervoerder (PostNL of DHL): verzend- en retourlabels, alleen bij opsturen.
Mollie: betalingen. Mollie is voor de betaling zelf verantwoordelijk (eigen privacyverklaring).

Met elke verwerker zijn afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding. We verkopen je gegevens nooit.

Hoe lang bewaren we het

Afspraak (naam, telefoon, e-mail, opmerking): 12 maanden na de afspraak, daarna gewist. Alleen het aantal afspraken blijft (zonder naam).
Opgestuurde reparatie (naam, contact, adres, omschrijving van het defect, notities, track en trace): 24 maanden na afronding (garantie plus marge), daarna gewist.
Bedragen, betalingen en referenties: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht voor de administratie), daarna verwijderd.
Verzonden mails (welke mail, wanneer; het adres alleen als versleutelde hash): 12 maanden.
Beveiligingsgegevens (tellers tegen misbruik, als hash): maximaal 1 dag; meldingen van betaal- en verzendpartijen 90 dagen.

Het wissen gebeurt automatisch, elke dag.

Beveiliging

Alles gaat via een versleutelde verbinding. Je gegevens staan in een afgeschermde database waar alleen de website zelf bij kan; medewerkers van Xicom loggen in met wachtwoord en (de eigenaar altijd) een tweede stap op de telefoon. De link naar je eigen afspraak of aanvraag is geheim en werkt alleen voor jou.

Jouw rechten

Je mag vragen welke gegevens we van je hebben (je krijgt ze als bestand), ze laten verbeteren of laten verwijderen, en bezwaar maken. Stuur je verzoek naar info@xicom.nl; we reageren binnen een maand. Gegevens die we voor de administratie moeten bewaren (bedragen, factuurgegevens) houden we tot de wettelijke termijn voorbij is, maar dan zonder je naam en contactgegevens. Ben je het niet met ons eens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Versie: concept oktober 2026.